高效的15法則

這本書是關於三樣事情:
第一 就是我們究竟如何去對抗我們的拖延,到底為什麼要克服我們的拖延
第二 就是如何減少我們浪費時間,主要透過「只做一次」的原理,將所有事情簡單化
第三 就是提升我們的工作效率,提升我們的精力,那該如何提升呢?

首先第一項事情,就是要克服拖延

兩個原因會導致我們拖延:

第一個就是我們欠缺足夠的動力;而第二項就是當我們設定目標,我們的目標清單的時候,我們低估了我們情緒的力量。

1.有理由才有一個動力
我們欠缺一個重要的理由的時候,我們就不會有足夠的能力,當我們沒有足夠的動力就會越想放棄。

2.我們會低估了目標帶來的難度
這會令我們一開始實行的目標的時候,情緒會低落,那就會大大減得我們的精力及做事的衝動,令我們的行動力大大減少,這就是令我們拖延的主要原因。

我們如何克服它呢?

第一個方法:我們要令時間感一致
其實為什麼我們會遇上拖延呢? 主要是我們的時間不一致,就是我們的心理時間跟我們的現實時間完全不一樣,所以造成一個時間的偏差,令我們出現拖延的情況。如何用時間一致的方式來打敗拖延呢?例如我們假設會想有一個健康的自己,那究竟我們如何去做呢?就是我們要對自己說如果繼續吃很多的垃圾食物,會令自己成為一個不健康的人。為了令自己打敗這個不健康的自己,我要將所有的垃圾食物丟棄,而且我還需要準備一些健康的食物,去代替垃圾食物。當你想像將來自己一直保持吃垃圾食物後會帶來的壞處,去令我們自己思考今天做什麼行動才能將未來改變,去克服拖延,打敗壞習慣,這個就是克服拖延的第一個辦法。

第二個方法:我們亦建立一個懲罰與獎勵
大家要知道我們人除了得到一樣東西會吸引我們之外,就是我們更加怕失去一樣東西,所以我們要減低自己的拖延,就是我們向自己的朋友進行一個承諾,就是當我們在什麼時間做不完一件事的時候,就罰款$100。無論多少錢也好,只要那個金額會令自己心痛,就可以了。而且我們要被朋友監督,當我們一旦做不到的時候,就要立即付$100,這是利用痛苦加速我們行動的速度,令拖延不出現。

第二項事情就是不論結果如何,都先行動。我們會往往因為知道事情不會完成,或逹不到結果而不做,所以我們會選擇拖延。但其實我們有一個最快進步方法,就是當第一次失敗後,我們就再做第二次,第二次的時候更進步,慢慢就會越做越好,就會成為心目中的自己。很多人就會認為做不到,怕失敗所以完全不行動,但這個是無補於事的。我們如何才能有一個正確的決定,就是隨着我們的經驗,我們過往失敗的經驗,讓我們要不停嘗試不停失敗,才能知道如何成功。

接下來就是我們要說第二個很重要的就是只做一次的概念
大家要知道一下事情,就是成功人士幾乎都會立即採取行動,因為他們知道這樣做是最高效率,而且亦會花他們最少的時間去處理這個問題。例如平日信件,作者看到郵筒有信的時候,就取出郵件,並且在郵箱與家門口的途中選出重要的信件,將無用的信件丟棄,並將重要的信件邊看邊回家,並會在回家後立即分類。當作者每一天在檢查信件的時候,也會立即分類,而不是像一般人取了信件後,很多人會放回家中等一會,到了明天再看。而作者在取信的時候已經將它分類成丟棄或閱讀,令他不需要再花第二次的時間去閱讀及理解信件。

此外,作者每天會抽20分鐘去查看他的電郵,當他一看到這個電郵是重要的時候,就會立即打開回覆並標記,當事情是助手能夠做的事,會立即轉發給助手,交由助手處理,而當信件是重要不緊急的時候,他就會在行事曆上排期,這樣可以做到看郵件的同時並立即處理所有郵件。因為作者發現當我們檢查一封郵件後,如果不做相關的事情,之後再重開的時候,就會發生以下兩個情況:

1. 我們會忘記這封郵件
2. 就是我們多再做一次這件事的時候,就會花重複的時間再同一件事上
對作者來說是已經浪費了時間。因為對於作者來說來說,每天只有1440分鐘,每浪費多1分鐘,都是沒有效率的事情。

第三項事情就是如何透過節省及提升我們的精力,來令我們做事更加快
其實我們人類浪費了很多的時間。就算我們有多富有,我們一天也只有24個小時,所以在有限的時間,我們只能提升我們的速度,來減少我們時間的消耗,而提升速度的其中一個方法就是提升我們的精力。而提升速度主要的方法有以下兩個:

第一件事情就是我們要分什麼事情是應該做,什麼事情是不可以做的事情。
當我們拒絕一些事情的時候,我們就能夠減少消耗,因為過往那樣事情有以下原因,第一行就是這個事情不緊急,不重要,當做了這件事的時候,不但沒有效益,而且會浪費你的時間,例如中學聚會聊天。所以我們首先要分清什麼事不能做。

第二項事情就是我們如何做得更加快呢?
例如一個作家為例,我們每一天有限的時間中,如何更加快可以寫一本書呢?例如作者每天工作25分鐘,就會休息5分鐘,這令他的工作效率提升了50% 。因為它可以令自己的精力狀態一直保持;由於他打字的速度不算太快,所以由鍵盤打字的方法轉了口述的方法,再由其他人打字,這種轉換方法的寫作方式,令他每一天的字數提高了30%,到之後作者沒有在辨公室的時候,他就在一邊散步,一邊在錄音他的文字,令她最後所有的字數再提升25%,他就能成功在有限的時間來提高他6倍的生產量,可想而知當我們提升自己輸出方法的時候,我們可以用更短的時間去完成更多的事情。例如在以前如果是走路,由香港去到北京,可能需要花費一至兩個月的時間,但如果我們由香港搭飛機去北京的話,只需四個小時就可以完成,可想而知在有限的時間內使用不同的工具,能夠有不同的效果。

 

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