這本書是教我們調整一個好的狀態。
有三項重點:
1. 如何透過收拾東西,去保持及改善自己的心情。
2. 如何透過整理時間的方法去管理自己的時間呢?
3. 透過不同的行為提高我們每一天的工作效率及減少時間的浪費呢?。
1.如何透過收拾東西,去保持及改善自己的心情。
固定位置擺放
第一項事情就是我們每一樣的物件都有一個固定的擺放位置。例如是我們公司的工作文件,文具,衣服等。也包括回到家中的錢包鎖匙等的東西。當有一個固定的位置的時候,當我們每一次找東西的時候,就會不需要浪費更多的時間就能找到。因為往往就是每一次重複找東西時,浪費了時間。明明那項東西放在固定的位置,我們只需要1秒鐘就能找到。但當我們不知道物件確實位置的時候,就會花超過10倍或以上的時間才能找到那行東西。
固定的衣物款式
第二項事情就是我們平時的衣服可以選擇一式一套。這個跟喬布斯等他們的穿法近似,他們都喜歡每一天穿着固定款式的衣服。他們一天外出的時候都能夠減少選擇衣服的時間。當然我們重複的衣服要是一套有形象,而非故亂穿的,而且保持乾淨俐落的形象。當我們每一天固定一套衣服時,我們就能夠節省思考穿什麼衣服的時間。除了是在正出席特定場合才穿其他衣服。當我們有一個固定的衣服時,亦能夠令自己在穿衣服時進入無意識的狀態。
丟棄不需要的衣物
第三項事情就是我們要丟棄一些不需要的衣物。這個更斷捨離相近,就是將不需要的衣物丟棄,這個可以增加我們房間的空間感,令我們有更多的自由。每當我們看到一件很久不穿的衣服時,我們其實花了不少的注意力在那件衣服上,變相我們每一次思考的時候,會因為一件礙眼的衣服,而感到煩惱。例如我們會被它分心去思考其他問題:究竟我該不該丟棄這件衣服呢?這個也是浪費我們的時間及專注力的問題。
2.如何透過整理時間的方法去管理自己的時間?令心情變好呢?
早上的黃金2小時
第一項事情就是我們絕不能浪費早上的兩個小時,因為這兩個小時就是最高效率的時間。如果這段時間也浪費的話,我們一整天的工作效率也會大大下降,會有很多工作完成不到了。例如我們最重要的工作是要放在早上做。例如檢查郵件等的工作要按程度決定,如果郵件是不緊急的話,我們我們就會留在下午的時間才做,或者晚上再處理。除非是一些緊急郵件的話,我們在早上就會用很短的時間看完並回覆,之後就返回自己的工作時間。
千萬不要過分倚賴午餐後的兩個小時
有時候我們覺得早上可以慢一些工作,因為下午還有時間,但其實我們下午的時間有兩個人因素會令我們工作效率下降:第一項事情就是我們的精神狀態已經下降,因為早上的時候是我們最好的能量狀態。而第二項事情就是午飯過後,我們很多血液都會前往胃部,令大腦沒有足夠的血液流動,令思考的速度下降。所以午餐後的兩個小時可以做一些做簡單或程序上的工作,因為那些都比較難以出錯,而且非常容易做的事。
質量工作與時間工作
第三項事情就是我們要將一些有質量的工作及有時間要求的工作用不同的方式對待。因為對一些有質素要求的工作,我們可能花費長的時間才能完成,而一些是時間要求的工作,我們就要在有限的時間來完成,會是怎樣呢?就是一些有質素要求的工作,我們不能使用零碎時間去完成,應該在早上的時間去做才能完成目標。而我們有時間要求的目標是什麼呢?就是一些在不需要高質量的情況下,消耗多些時間,例如是一些電郵或打文件等的工作。這些就是能夠在下午或搭車的時間再做一些工作,用零碎工作完成。當我們將這兩項就分開的時候,就能夠提高我們的工作效率,幫助我們保持一個好的心情。
3.透過不同的行為提高我們每一天的工作效率及減少時間的浪費呢?
關鍵的前一晚
第一個就是我們每一天的計劃關鍵並不是每一天的早上,而是前一天的晚上。當我們在前一天的晚上已經計劃好明天早上需要做什麼的時候,我們在早上起身的時候就能夠在不需要思考的狀態,就能輕鬆進入工作。為什麼不能在早上的時候呢?因為在早上起床時,我們的自律神經系統是處於一個非常混亂的狀態,如果我們在那個時候思考,就會令自己的大腦更加混亂。然而,我們只需要在前一晚計劃,就能大大減低思考時間及給予我們大腦的自律神經系統處於正常狀態。
從失敗中學習
第二項事情就是我們要記錄我們的失誤。當我們遇到一項事情是做錯的時候,我們要立即記錄,並給予自己檢討的機會。因為這樣才會能夠令自己在下一次的時候能夠預防及徹底根治問題。所以當我們重複遇上一個難關的時候,我們就能夠有足夠的自信去面對及解決問題。
自動化行為
第三項要點就是其實有什麼方法可以減少我們行為的時間呢?例如我們思考一下這些工作如何花費更少的時間就能完成?一個新的行動及習慣的分別其實在哪裏呢?其實他們工作的時間是一樣的,但是中間省略了的就是思考的時間。其實當我們將一樣行為自動化的時候,我們就能減少中途需要大腦思考的時間。其實沖涼刷牙等的行為已經不需要思考的時間,因為我們已經能夠做到自動化的程序,變相我們不需要思考,也能做到。同一個原理,當我們一天的行為也自動化的時候,我們就不需要考慮其他的選擇,令我們更加快能作出決定。當我們的回家的時候,我們就會做不同的事情,不會令自己回家的時候才想我回家要做什麼呢?
補充:如何回家仍有心情做東西?
最後我們亦要補充的資料,就是當我們回家的時候千萬不要立即進入放鬆的模式,因為當我們有一個狀態轉為另一個狀態的時候,中間需要一個調節的時間。如果我們立即進入一個放鬆狀態的時候,我們就會完全進入放鬆狀態,令我們再不能進行任何的工作或任務。所以我們一回家的時候就要做一項事情:要在回家前就要想好一件入門口就會做的事情,並現在回家立即做,防止自己拿着進入放鬆狀態,令自己身體能夠適應新的環境,能令我們有好的心情及能夠繼續工作下去。因為我們往往一放鬆,就會令我們的身體及心情都會進入一個非常放鬆的狀態,明明本身思考了回家要做一些事情,例如可能是洗衣服,結果也不能做,因為已經完全放鬆了。

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